데이비드 앨런(David Allen)의 "끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기(원제목:Getting Things Done)"은 생산성을 향상시키고 작업을 보다 효과적으로 관리하기 위한 포괄적인 가이드 책이다. 이 책은 우리가 체계적이고 일을 할 수 있도록 우리의 삶에 들어오는 모든 정보를 포착하고 처리하는 것의 중요성을 강조한다.
"입력과 정리"
이 책에서 저자는 우리가 처리해야 할 모든 정보와 작업을 수집할 수 있는 "인박스"에 대한 아이디어를 소개한다. 이 받은 편지함은 책상 위의 트레이와 같은 물리적이거나 전자 메일 받은 편지함과 같은 디지털 형식일 수 있다. 핵심은 모든 정보가 들어오는 단일 장소를 확보해 효율적으로 처리할 수 있도록 하는 것이다. 받은 편지함이 설정되면, 저자는 각 항목을 처리하고 어떤 조치를 취해야 할지 결정할 것을 제안한다. 그는 2분 이내에 완료할 수 있는 항목에 대해 즉시 조치를 취하는 "2분 규칙"을 사용할 것을 권장한다. 2분 이상 걸릴 경우, 그는 다른 사람에게 위임하거나 나중으로 연기할 것을 제안한다. 앨런은 또한 더 큰 프로젝트를 더 작고 실행 가능한 단계로 나누는 것의 중요성을 강조한다. 그는 프로젝트별로 "다음 조치" 목록을 만들어 시간이 지남에 따라 지속적으로 진행할 수 있도록 할 것을 제안한다. 더 큰 프로젝트를 더 작은 단계로 나누고 다음 작업 목록에서 추적함으로써, 우리는 집중력을 유지하고 목표를 향해 꾸준한 진전을 이룰 수 있다. 받은 편지함과 다음 수행 목록 외에도 앨런은 약속과 마감일을 추적하기 위해 일정관리를 유지할 것을 권장한다. 그는 또한 나중에 액세스해야 하는 중요한 정보에 대한 참조 파일을 만들 것을 제안한다. 마지막으로 모든 것이 최신이고 체계적인지 확인하기 위해 정기적으로 시스템을 검토하는 것의 중요성을 강조한다. 그는 매일 다음 작업 목록과 일정을 검토하고, 모든 것이 정상적으로 진행되도록 매주 검토할 것을 권장한다. 우리의 삶에 들어오는 모든 정보와 업무를 캡처하고 처리할 수 있는 신뢰할 수 있는 시스템을 갖추는 것의 중요성을 강조한다. 책에 요약된 단계를 따름으로써, 우리는 압도적인 양의 정보와 작업에 직면하더라도 조직적이고 집중적이며 생산적일 수 있다.
"조직과 실행"
효과적인 조직을 위한 첫 번째 단계 중 하나는 업무와 프로젝트를 추적할 수 있는 신뢰할 수 있는 시스템을 만드는 것이다. 첫 번째 섹션에서 보았듯이 저자는 받은 편지함, 다음 작업 목록 및 일정관리를 사용하여 작업을 캡처하고 처리할 것을 권장한다. 시스템이 갖춰지면 프로젝트, 컨텍스트 또는 우선순위별로 작업을 구성하기 시작할 수 있다. Allen은 우리가 직장, 가정, 그리고 개인적인 개발과 같은 우리 삶의 각 영역에 대한 프로젝트 목록을 만들 것을 제안한다. 각 프로젝트 목록에는 해당 프로젝트와 관련된 모든 작업과 정보가 포함되어 있어야 진행 상황을 쉽게 추적하고 달성하고자 하는 결과에 집중할 수 있다. 다음으로 "실행할 호출", "실행할 오류" 또는 "전송할 전자 메일"과 같은 맥락별로 작업을 구성할 것을 권장한다. 상황별로 업무를 분류함으로써 업무를 능률화하고 시간과 에너지를 최대한 활용할 수 있다. 마지막으로작업의 중요성과 긴급성을 기준으로 작업의 우선 순위를 지정할 것을 제안한다. 그는 작업의 우선순위를 정하는 데 "4가지 기준 모델"을 사용할 것을 권장하며, 여기에는 다음과 같은 4가지 질문이 포함된다: 1. 내가 이루고 싶은 결과는 무엇인가? 2. 그 결과를 향해 나아가기 위해 필요한 다음 조치는 무엇인가? 3. 그 행동의 맥락은 무엇입니까? 4. 내 목록의 다른 작업과 비교하여 해당 작업의 우선 순위는 무엇인가? 이러한 질문에 답함으로써, 우리는 우리의 업무에 우선순위를 두고 가장 중요하고 긴급한 업무에 우선적으로 시간과 에너지를 집중하고 있음을 확인할 수 있다. 작업의 우선 순위를 정하는 또 다른 중요한 전략은 "주간 검토" 프로세스를 사용하는 것입니다. 앨런은 매주 프로젝트를 검토할 시간, 다음 작업 목록 및 일정표를 예약하여 모든 작업이 최신 상태로 정리되도록 할 것을 권장한다. 이 검토 과정에서 발생한 새로운 작업이나 프로젝트를 식별하고 중요도와 긴급성에 따라 우선순위를 지정할 수 있다. 결국 우리의 업무와 프로젝트를 추적하고 정리하기 위한 신뢰할 수 있는 시스템을 갖추는 것의 중요성을 강조한다. 프로젝트 목록을 만들고, 상황별로 작업을 정리하고, 중요도와 긴급성에 따라 작업의 우선순위를 정하고, 정기적인 주간 검토를 실시함으로써, 우리는 집중력과 생산성을 유지할 수 있고, 우리의 목표를 더 효과적으로 달성할 수 있다.
"관심영역"
마지막으로 생산성을 숙달하고 목표를 달성하기 위해 제안하는 전략과 기법에 대해 정리해보겠다. 이 책의 핵심 주제 중 하나는 우리의 관심과 에너지를 효과적으로 관리하는 것의 중요성이다. 저자는 우리가 정보를 처리하고 결정을 내리는 정신적 능력인 "정신적 램"을 염두에 둘 필요가 있다고 제안한다. 우리의 주의력과 에너지를 효과적으로 관리함으로써, 우리는 소진을 피할 수 있고 가장 중요한 업무와 목표에 집중할 수 있다. 그의 우리의 주의력과 에너지를 관리하기 위해 추천하는 전략 중 하나는 규칙적인 휴식을 취하고 자기 관리를 연습하는 것이다. 그는 우리가 장기적으로 효과적이고 생산적이기 위해서는 신체적, 정서적 안정에 우선순위를 둘 필요가 있다고 제안한다. 생산성을 마스터하기 위한 또 다른 중요한 전략은 업무를 다른 사람에게 위임하는 것이다. 그는 우리가 모든 것을 스스로 할 수는 없으며, 우리가 목표를 더 효과적으로 달성하도록 도울 수 있는 다른 사람들에게 기꺼이 임무를 위임할 필요가 있다고 강조한다. 위임 외에도 우리의 목표나 가치와 일치하지 않는 작업과 프로젝트에 대해 "아니오"라고 말하는 법을 배울 것을 권합니다. 중요하지 않은 업무에 "아니오"라고 말함으로써, 우리는 우리에게 가장 중요한 업무와 프로젝트에 집중할 수 있는 시간과 에너지를 확보할 수 있다. 마지막으로 우리의 일과 개인적인 삶을 위한 명확한 비전과 목적을 갖는 것의 중요성을 강조한다. 그는 우리가 우리의 핵심 가치와 목표를 식별하고, 우리의 행동을 그것들과 일치시킬 필요가 있다고 제안한다. 우리의 핵심 가치와 목표에 집중함으로써, 우리는 동기부여와 생산성을 유지할 수 있고, 우리가 원하는 성공을 달성할 수 있다. 결국 우리의 주의력과 에너지를 효과적으로 관리하고, 업무를 타인에게 위임하며, 비필수적인 업무에는 '아니오'라고 말하고, 우리의 일과 개인적인 삶에 대한 명확한 비전과 목적을 갖는 것의 중요성을 강조한다. 이러한 전략과 기술을 따름으로써, 우리는 목표를 더 효과적으로 달성할 수 있고, 성취감 있고 성공적인 삶을 살 수 있다.
결론
데이비드 앨런(David Allen)의 "끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기"은 우리 삶의 모든 영역에서 생산성을 향상시키고 성공을 달성하기 위한 포괄적이고 실용적인 자기계발서이다. 우리의 주의력과 에너지를 효과적으로 관리하는 것뿐만 아니라, 우리의 과제를 포착하고, 조직하고, 우선순위를 정하는 것에 중점을 두면서, 이 책은 더 집중하고, 생산적이고, 성공하기 위한 풍부한 전략과 기술을 제공한다. 명확하고 실행 가능한 조언과 함께, 이 책은 그들의 목표를 성취하고 더 성취감 있는 삶을 살기 위해 찾는 사람들이 읽기 좋을 것이다.
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